Wat we met je gegevens doen
We vragen enkel wat nodig is, we delen het met niemand en we wissen het vanzelf. Cookies zetten we niet.
Ontwerp, te laten nakijken door een jurist of de DPO van de vereniging. Geen juridisch advies.
Wat met een gestreepte rand gemarkeerd staat, vult de vereniging nog aan, bijvoorbeeld: aan te vullen door de vereniging
In het kort
- We vragen alleen wat we nodig hebben om je aanvraag, je vraag of je inschrijving als vrijwilliger te behandelen.
- We delen je gegevens met niemand. Enkel onze hostingpartner in de EU bewaart ze voor ons, en onze mailverzender in de EU verstuurt onze mails.
- Na een vaste termijn wissen we je gegevens vanzelf. Je kan ons ook vragen om ze eerder te wissen.
- De website zet bij bezoekers geen enkele cookie en laadt niets van andere bedrijven. Daarom zie je geen cookiebanner.
- Vragen? Mail naar info@peecee-kaffee.be.
1. Wie we zijn
PeeCee Kaffee – Groenenhoek is het café en de zaalverhuur van St VicAnt Berchem Heilig Sacrament, ondernemingsnummer 0839.997.234, Helderstraat 57, 2600 Berchem. Wij beslissen wat er met je gegevens gebeurt. In de taal van de wet zijn we de "verwerkingsverantwoordelijke".
Vragen over je gegevens? Mail naar info@peecee-kaffee.be. Dat is ons privacycontactpunt. Bellen kan ook: +32 493 21 93 68, elke dag van 11.00 tot 21.00.
Kiest de vereniging een ander adres voor privacyvragen, dan staat het hier: aan te vullen door de vereniging: eigen privacyadres, anders blijft het info@peecee-kaffee.be
Een functionaris voor gegevensbescherming is voor een buurtcafé als het onze niet verplicht. De privacyvragen worden behandeld door: aan te vullen door de vereniging: functie in de beheerraad (geen naam)
2. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang
Bij elk formulier op de site staat vlak boven de knop in één zin waarvoor we je gegevens gebruiken, met daarin: "We delen ze met niemand. Enkel onze hostingpartner in de EU bewaart ze voor ons." Hieronder lees je per onderdeel meer. Je hoeft nergens een vakje aan te vinken, en niets staat vooraf aangevinkt.
Een zaal aanvragen
- Waarvoor?
- Om je aanvraag te bekijken, je te laten weten of het kan, je reservatie te bevestigen en de huur praktisch te regelen.
- Wat vragen we?
- Nodig: de zaal, de datum, je beginuur en einduur, het aantal personen, je naam, en je e-mailadres of je telefoonnummer. Eén van de twee volstaat.
Niet verplicht: het andere contactgegeven, de naam van je vereniging of organisatie, de gelegenheid (een keuze uit een lijst), of je de keuken nodig hebt, of je de zaal vaker wil gebruiken, een korte opmerking (persoonlijke details hoef je niet te delen) en hoe je ons leerde kennen (een keuze uit een lijst).
Wat we nooit vragen: je adres, je geboortedatum, je rijksregisternummer, een kopie van je identiteitskaart of gegevens over een overledene. Bij een koffietafel na een uitvaart volstaan de datum, het uur en het aantal gasten. - Wat we zelf noteren
- De status van je aanvraag (nieuw, bevestigd, geweigerd of geannuleerd) met wie wat deed en wanneer, een korte interne notitie, de mails die we je stuurden, en of er na je aanvraag nog extra contact nodig was (dat gaat over de aanvraag, niet over jou). Je krijgt een referentie en een statuslink. De geheime code in die link blijft in je browser en komt niet in de logboeken van de server; wij bewaren ze enkel onleesbaar gemaakt.
- Op welke grond?
- Je vraagt ons zelf een zaal aan en daarna maken we afspraken over de huur. We hebben je gegevens nodig om die aanvraag en die afspraken uit te voeren (artikel 6.1.b AVG). Vraag je aan namens een vereniging, club of bedrijf, dan gebruiken we je gegevens als contactpersoon op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). Verder gelden de afspraken van de vereniging (aan te vullen door PeeCee Kaffee).
- Wat ziet een ander?
- In de publieke kalender staat een tijdvak enkel als "vrij", "onder voorbehoud" of "bezet". Je naam, je vereniging en je gelegenheid ziet geen andere bezoeker.
- Hoe lang?
- Bevestigde reservatie: 12 maanden na de huurdatum, voor vragen achteraf over schade of de waarborg.
Geweigerd, geannuleerd of nooit beantwoord: 3 maanden na de gevraagde datum of na de beslissing, wat het laatst valt.
Daarna maken we de aanvraag anoniem: je naam, je contactgegevens, je organisatie, je opmerking en onze notities verdwijnen, en de statuslink werkt niet meer. Wat blijft, is enkel de bezetting (zaal, datum, uren, gelegenheid, aantal personen) voor onze cijfers.
Een vraag stellen, ook over La Kantina
- Waarvoor?
- Om je vraag te beantwoorden. Gaat het over La Kantina, dan kan een beheerder je reservatie daarna zelf inboeken.
- Wat vragen we?
- Nodig: het onderwerp (La Kantina, een activiteit voorstellen of een andere vraag), je naam, je e-mailadres of je telefoonnummer, en je vraag.
Niet verplicht: een datum, een uur van–tot en het aantal personen. - Op welke grond?
- Gaat je vraag over een huur, dan is het een stap vóór de afspraken (artikel 6.1.b AVG). Bij andere vragen: ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden wie ons iets vraagt (artikel 6.1.f AVG).
- Hoe lang?
- 3 maanden nadat je vraag is afgehandeld (of 3 maanden na je vraag, als ze nooit afgehandeld werd). Daarna wissen we ze. Wordt je vraag een reservatie, dan gelden de termijnen van een zaalaanvraag.
Vrijwilliger worden
- Waarvoor?
- Om met je af te spreken over vrijwilligerswerk in het PeeCee: contact opnemen, kennismaken en je daarna opnemen in onze vrijwilligersploeg.
- Wat vragen we?
- Nodig: je naam (je voornaam volstaat), je e-mailadres of je telefoonnummer, waarmee je wil helpen (minstens één keuze) en of je 18 jaar of ouder bent (ja of nee).
Niet verplicht: wanneer het je past (vakjes en een korte toelichting), hoe je wil beginnen, een kort bericht (gegevens over je gezondheid hoeven daar niet in) en hoe je ons leerde kennen.
We vragen geen geboortedatum, geen adres en niets over je gezondheid. - Wat we zelf noteren
- Je status (nieuw, actief of inactief), of je via de site kwam of door een beheerder werd toegevoegd, sinds wanneer je actief of inactief bent, de datum van je laatste dienst, bij minderjarigen de datum waarop we het akkoord van een ouder kregen, een vlag "niet contacteren" als je dat vraagt, en een korte interne notitie.
- Op welke grond?
- Ons gerechtvaardigd belang om, op jouw eigen vraag, vrijwilligerswerk te organiseren (artikel 6.1.f AVG). Je meldt je zelf aan en verwacht dat we contact opnemen. Je kan altijd bezwaar maken: dan stoppen we en wissen we je gegevens.
- Hoe lang?
- Je meldt je aan, maar het komt niet tot vrijwilligerswerk: we wissen je gegevens 6 maanden na je inschrijving.
Je helpt mee: zolang je actief bent. Ben je 12 maanden niet meer ingepland, dan vraagt de tool aan de beheerder of je nog actief bent; we wissen dan niets vanzelf, maar vragen het aan jou.
Je stopt (inactief): we wissen je gegevens 12 maanden na je laatste dienst, of 12 maanden nadat je inactief werd als je nooit een dienst had.
Als vrijwilliger ingepland worden
- Waarvoor?
- Om de toogdiensten en andere taken te plannen en een weekoverzicht voor de ploeg af te drukken.
- Welke gegevens?
- Per dienst: wie (in de planning als voornaam en eerste letter van je familienaam), de datum, het begin- en einduur, de taak (toog, keuken of klusjes) en eventueel een korte notitie.
- Op welke grond?
- Ons gerechtvaardigd belang om het vrijwilligerswerk te organiseren (artikel 6.1.f AVG). We beoordelen niemand: er zijn geen cijfers per vrijwilliger over aanwezigheid of "betrouwbaarheid". Staat iemand twee keer tegelijk ingepland, dan geeft de tool enkel een melding.
- Hoe lang?
- 6 maanden na de dienst halen we je naam en de notitie van de dienst weg. Het blok blijft in de planning staan als een open plek, zonder naam. Wissen we je gegevens als vrijwilliger, dan gebeurt hetzelfde met je ingeplande diensten.
- Afgedrukt
- Het afgedrukte weekoverzicht toont enkel voornaam en initiaal, taak en uren, nooit een telefoonnummer of e-mailadres. Onderaan staat: "Intern, enkel voor de toogploeg. Niet ophangen waar bezoekers het zien. Na de week weggooien."
Je bezoek aan de site
- Statistiek
- De server telt per dag hoeveel keer elke pagina bekeken wordt en via welk soort kanaal je kwam (rechtstreeks, een zoekmachine, Facebook of iets anders; of een vaste code van een affiche of flyer). Er komt geen cookie aan te pas, en we bewaren geen IP-adres, geen browsergegevens en geen andere code die jou herkent. Daarnaast tellen we per maand hoeveel aanvragen en inschrijvingen er waren. Die tellers bevatten geen gegevens over personen en blijven 24 maanden bestaan, ook als de aanvraag of de inschrijving zelf al gewist is.
- Beveiliging
- Om misbruik af te weren (bijvoorbeeld iemand die honderd keer per minuut een formulier verstuurt), houdt de server je IP-adres hooguit een dag versleuteld in zijn geheugen. Het wordt nergens weggeschreven. De logboeken van de server bevatten geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers of wat je in een formulier invulde.
- Op welke grond?
- Ons gerechtvaardigd belang om de site te beveiligen en te weten of ze werkt (artikel 6.1.f AVG).
Mails die we sturen
Gaf je een e-mailadres, dan krijg je een ontvangstmail en daarna een mail als we je aanvraag bevestigen, niet kunnen doorgaan of annuleren. Gaf je enkel een telefoonnummer, dan bellen we je. We sturen geen nieuwsbrief, geen reclame en geen vraag om een review. Een kopie van elke uitgaande mail blijft 30 dagen in onze tool staan (zodat we kunnen zien of ze vertrok) en wordt daarna gewist.
Bij een nieuwe aanvraag, vraag of inschrijving krijgen de beheerders enkel een seintje dat er iets nieuw is, met de soort, de referentie, de zaal, de datum, de uren en een link naar de tool. Je naam, je contactgegevens, je gelegenheid of je opmerking staan nooit in die mail.
3. Wie je gegevens ziet
- Beheerders van de vereniging. Dat zijn een paar vrijwilligers met elk een eigen account. Zij behandelen de aanvragen, de vragen en de inschrijvingen.
- Planners maken de planning van de toogdiensten en zien enkel wat ze daarvoor nodig hebben: de namen, interesses en beschikbaarheid van de vrijwilligers die al in de ploeg zitten, en hun diensten. Het telefoonnummer en e-mailadres van een vrijwilliger zien ze enkel op de fiche van een actieve vrijwilliger, om een dienst af te spreken. Gegevens van huurders en vragenstellers zien planners niet: in hun kalender staat een zaal enkel als "bezet" of "onder voorbehoud".
- Onze hostingpartner en onze mailverzender, allebei in de EU, bewaren en versturen gegevens enkel in onze opdracht. Ze mogen er niets anders mee doen (zie punt 4).
- Niemand anders, behalve een overheid als de wet ons daartoe verplicht, of een verzekeraar als dat nodig is voor een schadegeval waarbij jij betrokken bent.
Wie beheerder of planner is, is gebonden aan geheimhouding. We verkopen niets, en we gebruiken je gegevens niet voor reclame.
4. Waar je gegevens staan
De website, de formulieren en de beheertool zijn één eigen toepassing van de vereniging. Er zit geen reservatie- of formulierenservice van een ander bedrijf tussen.
- Hosting: bij een hostingpartner in de EU, door de vereniging te kiezen: aan te vullen door de vereniging: naam en land van de host
- Mails: via een mailverzender in de EU: aan te vullen door de vereniging: naam en land van de mailverzender
- Het adres waar de beheerders hun seintjes krijgen en de mailbox info@peecee-kaffee.be (waar je antwoorden op onze mails binnenkomen) staan bij: aan te vullen door de vereniging: mailprovider en land
Met elk van hen sluit de vereniging een verwerkersovereenkomst. Je gegevens blijven in de EER: de EU, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Verwerkt een van hen toch iets buiten de EER, dan vermelden we hier welke dienst, welk land en op welke grond.
5. Hoe we je gegevens beschermen
- De site en de beheertool werken enkel via een beveiligde verbinding (https).
- Elke beheerder en planner heeft een persoonlijk account met een sterk wachtwoord. Er is geen gedeeld wachtwoord. Wie stopt, verliest meteen zijn toegang.
- Wie inlogt, wordt na 60 minuten zonder activiteit en uiterlijk na 12 uur vanzelf afgemeld.
- Voor exporteren en wissen moet een beheerder zijn wachtwoord opnieuw ingeven.
- De tool houdt bij welke beheerder welke actie deed, zonder de inhoud van je gegevens.
- Oude gegevens worden elke dag vanzelf gewist of anoniem gemaakt volgens de termijnen hierboven.
6. Je rechten
Je hebt het recht om:
- in te zien welke gegevens we over je hebben, en er een kopie van te krijgen;
- ze te laten verbeteren als ze niet kloppen;
- ze te laten wissen;
- het gebruik te laten beperken, bijvoorbeeld zodat we je niet meer contacteren terwijl we je vraag bekijken;
- bezwaar te maken tegen een gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang, zoals bij vrijwilligers en de planning;
- je gegevens in een gangbaar bestand (JSON of CSV) te krijgen om ze elders te gebruiken (export);
- een toestemming die je gaf, bijvoorbeeld voor een foto, in te trekken.
Hoe? Stuur een mail naar info@peecee-kaffee.be of bel ons, en zeg wat je wil. Het hoeft niet in juridische taal en het kost je niets. Vermeld het e-mailadres of telefoonnummer dat je bij ons gebruikte: daarmee zoeken we alles op wat over jou bewaard is. We kunnen je vragen te bevestigen wie je bent, maar vragen geen kopie van je identiteitskaart als dat niet nodig is.
We antwoorden binnen een maand. Is je vraag ingewikkeld, dan kan dat met twee maanden verlengd worden; dan laten we je dat binnen de eerste maand weten, met de reden (artikel 12.3 AVG).
7. Een klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via info@peecee-kaffee.be, dan zoeken we samen een oplossing.
Je kan ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel: gegevensbeschermingsautoriteit.be. Daarvoor hoef je niet eerst bij ons te klagen.
8. Jonger dan 18?
- Een zaal vraag je aan als volwassene.
- Ben je jonger dan 18 en wil je vrijwilliger worden? Welkom. We vragen enkel of je 18 jaar of ouder bent, niet je geboortedatum. Bij de kennismaking vragen we ook het akkoord van een ouder, en we noteren de datum waarop we het kregen.
- Welke taken een minderjarige vrijwilliger mag doen, legt de vereniging vast: aan te vullen door de vereniging: afspraken voor minderjarige vrijwilligers
9. Foto's
- Herkenbare foto's van mensen gebruiken we enkel met schriftelijke toestemming, met een apart vakje per kanaal: de website, Facebook, ons Google-bedrijfsprofiel en affiches of flyers. Voor een minderjarige tekent ook een ouder, en vanaf 12 jaar ook de jongere zelf.
- Foto's van de zaal of de sfeer, waarop niemand herkenbaar is, mogen zonder toestemming.
- Je kan je toestemming altijd intrekken via info@peecee-kaffee.be. Dan gebruiken we de foto's niet meer voor nieuwe publicaties en halen we ze online weg. Drukwerk dat al verspreid is, kunnen we niet meer terughalen.
- Foto's worden niet via de website opgeladen en staan niet in de beheertool.
10. Facebook, Google en links naar andere sites
Op deze website staan enkel gewone links naar onze Facebookpagina en naar een kaart van OpenStreetMap voor de route. Er is geen ingesloten kaart, geen like-knop, geen Facebook-pixel, geen Google-script en geen ander stukje code van die bedrijven. Delen gebeurt met de deelknop van je eigen toestel of door de link te kopiëren. Zolang je niet klikt, krijgen die bedrijven niets van deze website.
Klik je wel, dan kom je op hun website en geldt hun eigen privacybeleid.
- Onze Facebookpagina: voor de bezoekersstatistieken van die pagina zijn wij samen met Meta verantwoordelijk. Meta heeft daarvoor een regeling die de taken verdeelt: de Page Insights Controller Addendum. Voor vragen over die statistieken kan je ook bij Meta terecht. We nemen geen deelnemerslijsten van Facebook over in onze tool.
- Ons Google-bedrijfsprofiel: wij zijn verantwoordelijk voor wat we er zelf op zetten (foto's, berichten, antwoorden op reviews). Op reviews antwoorden we zonder persoonsgegevens te herhalen en zonder iets uit onze tool te gebruiken. Wat Google zelf met je gegevens doet, valt onder het beleid van Google.
- Google Search Console: we gebruiken het om te zien hoe de site in Google gevonden wordt. De koppeling gebeurt via een instelling van onze domeinnaam, niet via een script op de site. Er gaat dus niets van jouw bezoek aan onze site naar Google.
11. Cookiebeleid
Deze website plaatst bij bezoekers geen enkele cookie en laadt niets van andere bedrijven: geen trackers, geen advertenties, geen lettertypes, kaarten of knoppen van derden. Daarom zie je ook geen cookiebanner. We tellen enkel hoeveel keer een pagina per dag bekeken wordt en via welk soort kanaal je kwam, zonder cookie en zonder je IP-adres te bewaren. Om misbruik af te weren, houdt de server je IP-adres hooguit een dag versleuteld in zijn geheugen. Alleen wie inlogt in de beheeromgeving van de vereniging krijgt één cookie die nodig is om ingelogd te blijven; die verdwijnt als je afmeldt, na 60 minuten zonder activiteit en ten laatste na 12 uur. In de demoversie van de site bewaart je browser zelf de voorbeeldgegevens en wat je invult (lokale opslag); er wordt niets verstuurd en je wist het met de knop "Demogegevens wissen".
| Wat | Voor wie | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Niets | Elke bezoeker van de site | Geen cookies, geen lokale opslag. Wat je in een formulier invult, blijft enkel in het geheugen van de pagina tot je het verstuurt. | — |
Cookie __Host-pck_sessie |
Enkel beheerders en planners, na het inloggen | Je ingelogd houden in de beheertool. Strikt noodzakelijk, dus zonder toestemming toegelaten. De cookie bevat enkel een willekeurige code, is niet leesbaar voor scripts en wordt enkel naar onze eigen site gestuurd. | Weg als je afmeldt, na 60 minuten zonder activiteit, en ten laatste na 12 uur. |
Lokale opslag pck-demo-v2 |
Enkel in de demoversie van de site | Fictieve voorbeeldgegevens en wat je zelf invult, zodat je de demo kan uitproberen. Er wordt niets verstuurd. | Tot je op "Demogegevens wissen" klikt. Na 14 dagen begint de demo opnieuw met verse voorbeeldgegevens. |
Mag een site een strikt noodzakelijke cookie plaatsen zonder je toestemming? Ja: dat is de uitzondering in artikel 10/2 van de wet van 30 juli 2018 voor wat nodig is om een dienst te leveren waar jij zelf om vraagt.
Als er later iets bijkomt waarvoor toestemming nodig is, vragen we die eerst, vóór er iets geplaatst wordt. Weigeren is dan even makkelijk als aanvaarden, en je kan je keuze altijd wijzigen.
12. Deze demoversie
Je bekijkt een voorbeeldversie van de nieuwe site. Alles wat je hier invult, blijft in je eigen browser (lokale opslag). Er gaat niets naar een server en niemand van de vereniging of van de bouwer krijgt het te zien. Alle namen en nummers in de demo zijn verzonnen.
Wil je alles weg? Klik bovenaan de pagina op de knop "Demogegevens wissen". Dat wist alle demogegevens in deze browser.
13. Wijzigingen en versie
Passen we deze verklaring aan, dan zie je dat hier aan de datum. Bij een belangrijke wijziging die jou raakt, laten we het je weten.
Versie: aan te vullen door de vereniging: versienummer en datum van publicatie
Bijlage voor de beheerraad
Huur je een zaal of meld je je aan als vrijwilliger? Dan heb je hierboven alles gelezen wat je nodig hebt. Wat volgt, is werk voor de beheerraad: het register, de dienstverleners en wat er vóór de livegang moet gebeuren. Bij de livegang wordt deze bijlage een apart intern document.
Open de bijlage voor de beheerraad
Ontwerp, te laten nakijken door een jurist of de DPO van de vereniging. Geen juridisch advies. Kader: AVG artikelen 5, 6, 12–21, 25, 28, 30, 32–35; artikel 10/2 van de wet van 30 juli 2018; registermodel en DPIA-lijst van de GBA.
In het kort, voor wie geen jurist is
- In orde in deze preview: alles draait in de browser met verzonnen gegevens; geen cookies; geen scripts, lettertypes of kaarten van andere bedrijven; formulieren vragen enkel het nodige; niets vooraf aangevinkt; privacyzin met link bij elk formulier.
- Ingebouwd in de tool: rollen beheerder en planner, automatisch wissen en anonimiseren, zoeken, exporteren en wissen per persoon, meldingsmails zonder persoonsgegevens, statistiek zonder persoonsgegevens.
- Nog te doen door de vereniging: host en mailverzender in de EER kiezen en hun verwerkersovereenkomst aanvaarden vóór de eerste echte aanvraag; het privacycontactpunt aanduiden; de mailbox van het reservatieadres in kaart brengen; tweestapsverificatie overwegen (zie de checklist).
1. Verwerkingsregister (artikel 30 AVG, model GBA)
Ook een kleine vereniging moet een register bijhouden, omdat de reservaties geen occasionele verwerking zijn. Geen functionaris voor gegevensbescherming verplicht (artikel 37).
| Naam | St VicAnt Berchem Heilig Sacrament (PeeCee Kaffee – Groenenhoek) |
|---|---|
| Ondernemingsnummer | 0839.997.234 |
| Adres | Helderstraat 57, 2600 Berchem |
| Privacycontactpunt | info@peecee-kaffee.be, behandeld door: aan te vullen door de vereniging: functie in de beheerraad |
| Laatst bijgewerkt | aan te vullen door de vereniging: datum |
| # | Verwerking en doel | Rechtsgrond | Betrokkenen | Gegevens |
|---|---|---|---|---|
| R1 | Zaalaanvragen en reservaties: behandelen, bevestigen of weigeren, huur regelen, geschiedenis wie/wanneer | 6.1.b; contactpersoon van een organisatie 6.1.f | huurders, contactpersonen | zaal, datum, begin, einde, personen, gelegenheid (lijst), keuken, vaker gebruiken, naam, organisatie, e-mail en/of telefoon, opmerking (≤ 500), hoe ken je ons (lijst); status, gebeurtenissen, interne notitie, extra contact (ja/nee), niet contacteren; referentie en statuscode (enkel als hash) |
| R2 | Vragen via de site (La Kantina, activiteit voorstellen, andere): beantwoorden, eventueel manueel inboeken | 6.1.b bij een huurvraag, anders 6.1.f | vragenstellers | onderwerp, naam, e-mail en/of telefoon, vraag (≤ 1000), optioneel datum, uren, personen; status, interne notitie |
| R3 | Vrijwilligersinschrijving: contact, kennismaking, opname in de ploeg | 6.1.f (eigen vraag van de betrokkene; geen toestemmingsvinkje) | kandidaat-vrijwilligers, mogelijk minderjarigen | naam, e-mail en/of telefoon, interesses, beschikbaarheid (+ tekst ≤ 200), instap, bericht (≤ 500), 18+ ja/nee, hoe ken je ons; status nieuw |
| R4 | Vrijwilligersploeg en planning van toogdiensten, afdruk van de week | 6.1.f (organisatie van vrijwilligerswerk; geen evaluatie) | vrijwilligers | gegevens uit R3 + status actief/inactief, herkomst (site of manueel), actief sinds, inactief sinds, laatste dienst, datum ouderakkoord, niet contacteren, interne notitie; dienst: wie, datum, begin, einde, taak, notitie |
| R5 | Accounts van beheerders en planners, sessies en auditlog: toegang beveiligen, nagaan wie wat deed | 6.1.f (art. 32) | beheerders, planners | naam, e-mail, rol, wachtwoordhash, laatste login, gedeactiveerd op; sessie: hash van het token, tijdstippen, korte toestelomschrijving; audit: tijd, gebruiker-ID, actie, record-ID, aantal (nooit inhoud) |
| R6 | Mails: ontvangst-, bevestigings-, weiger- en annulatiemails aan huurders; seintjes naar het reservatieadres | 6.1.b (huurders), 6.1.f (seintjes) | huurders, vragenstellers; beheerders | huurder: e-mail, onderwerp, tekst; seintje: soort, referentie, zaal, datum, uren, link (geen naam, contact, gelegenheid of opmerking, ook niet in het onderwerp) |
| R7 | Meting: paginaweergaven en maandtellers (KPI's) | geen persoonsgegeven door ontwerp; anders 6.1.f | bezoekers (indirect) | per dag: pagina, herkomst, bron uit een vaste lijst, aantal; tellers aanvragen, inschrijvingen, actief geworden. Geen IP, cookie, user-agent, volledige referrer of ID |
| R8 | Beveiliging: rate limiting, spamwering, foutopsporing | 6.1.f (overweging 49) | bezoekers, beheerders | IP-hash met dagsleutel, enkel in het geheugen; logs met tijd, route zonder querystring, statuscode, record-ID; nooit namen, contact, formulierinhoud, IP, user-agent, wachtwoorden of tokens |
| # | Ontvangers | Buiten de EER | Bewaartermijn | Beveiliging |
|---|---|---|---|---|
| R1 | rol beheerder; host; mailverzender | geen (te bevestigen bij de keuze) | bevestigd: anonimiseren 12 maanden na de huurdatum; geweigerd, geannuleerd of onbeantwoord: 3 maanden na datum of beslissing (laatste). Anoniem blijven zaal, datum, uren, status, gelegenheid, personen, hoe ken je ons, extra contact | rollen op de server, publieke kalender enkel vrij / onder voorbehoud / bezet, statuslink via POST met code in het URL-fragment, automatisch anonimiseren |
| R2 | rol beheerder; host; mailverzender | geen | wissen 3 maanden na afhandeling (of na indienen); wordt het een reservatie: termijnen R1 | als R1 |
| R3 | rol beheerder (planner ziet status nieuw niet); host | geen | status nieuw: wissen 6 maanden na inschrijving | seintje zonder naam; contact nooit in lijsten |
| R4 | beheerders; planners (beperkt, zie punt 5); host; afdruk intern | geen | dienst: naam en notitie loskoppelen 6 maanden na de dienstdatum (blok blijft zonder naam); inactief of nooit een dienst: wissen 12 maanden na laatste dienst of inactief sinds; actief zonder dienst in 12 maanden: signaal "nog actief?", niet automatisch wissen; vrijwilliger wissen = diensten loskoppelen | planner zonder contact in lijsten, afdruk zonder contact, overlap = melding (geen beoordeling), geen statistiek per vrijwilliger |
| R5 | rol beheerder; host | geen | account: wissen 3 maanden na deactivatie (audit wordt "gewezen gebruiker #n"); sessie: bij afmelden, 60 minuten zonder activiteit of na 12 uur, dagelijks opgekuist; audit: 12 maanden | persoonlijke accounts, wachtwoord van minstens 12 tekens met lijst van zwakke wachtwoorden, rate limit op de login, sessies intrekken, herbevestiging voor export en wissen; tweestapsverificatie: aanbevolen (checklist) |
| R6 | mailverzender; mailprovider van het reservatieadres en van info@ | aan te vullen: land van de mailprovider van het reservatieadres | uitgaande mail in de tool: wissen 30 dagen na verzending of aanmaak; bij de mailverzender: volgens de verwerkersovereenkomst, liefst ≤ 30 dagen; mailbox reservatieadres: opkuis na 3 maanden (afspraak) | ontvanger altijd uit de databank, 10 seconden wachtrij om te herroepen |
| R7 | rol beheerder (scherm Cijfers) | geen | 24 maanden | niets op het toestel; beheer- en planningpagina's tellen niet mee; bots niet geteld |
| R8 | host | geen | IP-hash ≤ 24 uur, enkel geheugen; logs en back-ups bij de host: advies ≤ 30 dagen, in de EER | toegang enkel voor de technische beheerder van de vereniging |
| # | Verwerking | Rol en grond | Afspraak |
|---|---|---|---|
| R9 | Facebookpagina (paginastatistieken) | gezamenlijk verantwoordelijk met Meta (art. 26, Page Insights Addendum); 6.1.f | op de site enkel een gewone link; geen pixel of plug-in; geen deelnemerslijsten van evenementen in de tool; pagina op naam van de vereniging |
| R9b | Google-bedrijfsprofiel | de vereniging voor wat ze er zelf zet; Google als eigen verantwoordelijke; 6.1.f | reviews beantwoorden zonder persoonsgegevens te herhalen of iets uit de tool te gebruiken; geen reviewvraag in mails uit de tool (mondeling mag); op de site enkel een gewone link |
| — | Google Search Console | geen verwerking van sitebezoekers door de vereniging; Google verwerkt zoekgegevens als eigen verantwoordelijke | verificatie via DNS, geen tag op de site; account op een algemeen adres, twee beheerders |
| R10 | Foto's van herkenbare mensen | 6.1.a, per kanaal; recht op afbeelding (art. XI.174 WER) | papieren formulier per kanaal (website, Facebook, Google-profiel, affiches en flyers), intrekbaar; onder 18 ook een ouder; formulieren op één vaste plek bij de vereniging |
| R11 | Facturatie, enkel als de vereniging factureert | 6.1.c | niet in de tool; termijn te bevestigen door de boekhouder |
| R12 | Mails en telefoons buiten de tool (info@, antwoorden van huurders) | 6.1.b of 6.1.f | mailbox op naam van de vereniging; geen doorsturen naar privémailboxen; opkuis na 3 maanden; oude inzendingen van het huidige websiteformulier wissen bij de livegang (voorstel) |
2. Rollen
- De vereniging is verwerkingsverantwoordelijke (artikel 4.7) voor alles in dit register. Beheerders en planners zijn vrijwilligers onder haar gezag (artikel 29), geen verwerkers; geheimhouding staat in de afspraken hieronder.
- RED FOX ICT (de bouwer) ziet in de preview geen echte gegevens: de demo draait volledig in de browser, met verzonnen gegevens. Daarom is er nu geen verwerkersovereenkomst met de bouwer nodig, op voorwaarde dat tests enkel met fictieve gegevens gebeuren, de bouwer geen echte aanvragen of mailboxinhoud importeert en na de oplevering geen account in een installatie met echte gegevens houdt. Krijgt de bouwer later toch toegang tot echte gegevens (installatie, ondersteuning, gegevens overzetten), dan eerst een schriftelijke verwerkersovereenkomst.
- Verwerkers: de host en de mailverzender. De vereniging sluit hun verwerkersovereenkomst rechtstreeks, op haar naam en op een algemeen adres, vóór de eerste echte aanvraag.
3. Verwerkers en afwijkingen
| Verwerker | Wat | Keuze | Aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| Host | de toepassing, de databank, back-ups, toegangslogs | nog te kiezen door de vereniging, in de EER | account op naam van de vereniging en een algemeen adres; back-ups en ondersteuning in de EER; logs zonder IP of zo kort mogelijk (≤ 30 dagen) |
| Mailverzender | de mails aan huurders en de seintjes aan de beheerders | nog te kiezen door de vereniging, in de EER | geen open- of kliktracking; bewaring van verzonden mails zo kort mogelijk |
| Mailprovider van het reservatieadres en van info@ | de seintjes (zonder persoonsgegevens) en de antwoorden van huurders | aan te vullen door de vereniging: welk adres, welke provider, welk land | ook een verwerker van de vereniging; risico klein omdat de seintjes geen persoonsgegevens bevatten |
Wat elke verwerkersovereenkomst minstens moet bevatten (artikel 28.3): onderwerp, duur, aard en doel; enkel op schriftelijke instructie; geheimhouding; passende beveiliging; subverwerkers enkel na melding en met een lijst met land; hulp bij verzoeken van betrokkenen en bij datalekken; wissen of teruggeven bij het einde; informatie en audits. Heeft de dienstverlener een Amerikaanse moeder, dan het doorgifterisico benoemen.
Benoemde afwijkingen buiten de app (de app zelf heeft geen andere ontvangers): het Google-bedrijfsprofiel, Google Search Console (via DNS, geen script) en de Facebookpagina. Op de site staan die enkel als gewone link. Zie R9, R9b en de regel Search Console hierboven.
4. DPIA-screening (artikel 35)
| Criterium | Raakt? | Waarom |
|---|---|---|
| 1 Evaluatie of scoring | nee, mits | de planning registreert diensten; geen beoordeling, geen aanwezigheidscijfers per vrijwilliger. Het vinkje "extra contact nodig" gaat over de aanvraag, niet over de persoon |
| 2 Geautomatiseerde beslissing | nee | een beheerder beslist; overlap en dagplafond geven enkel een melding |
| 3 Stelselmatige monitoring | nee | geen tracking, meting zonder ID, auditlog enkel over beheerdersacties |
| 4 Bijzondere of zeer persoonlijke gegevens | nee, door ontwerp | geen gezondheid, geen gegevens over een overledene; vrije velden kort en optioneel, met een hint wat er niet in hoeft |
| 5 Grote schaal | nee | buurtcafé: tientallen vrijwilligers, honderden aanvragen per jaar |
| 6 Koppelen van gegevensbestanden | nee | inschrijving naar ploeg is dezelfde keten; geen externe bron |
| 7 Kwetsbare betrokkenen | beperkt | mogelijk minderjarige vrijwilligers; enkel een ja/nee-vraag en ouderakkoord |
| 8 Innovatieve technologie | nee | formulieren, kalender, tijdlijn; geen AI |
| 9 Verhindert een recht of dienst | nee | bellen of mailen blijft altijd mogelijk |
Besluit: geen DPIA nodig. Hoogstens één criterium is gedeeltelijk geraakt (7), terwijl een DPIA vanaf twee criteria aangewezen is, en geen enkele verwerking staat op de lijst van de GBA. Bewaar deze screening bij het register. Opnieuw screenen bij: vrijwilligersaccounts of herinneringen aan vrijwilligers, statistiek of beoordeling per vrijwilliger, camera's, AI op gegevens van mensen, online betalen, een jeugdwerking.
5. Wie ziet wat in de tool
Afgedwongen op de server, ook in de gegevens die de tool doorstuurt (niet enkel op het scherm), en getest per rol.
| Onderdeel | Beheerder | Planner |
|---|---|---|
| Aanvragen, vragen, contact van huurders | ja | nee |
| Kalender | volledig | reservaties en blokkades enkel als zaal, uren en "bezet" of "onder voorbehoud"; activiteiten en diensten wel |
| Vandaag | volledig | enkel de toogploeg, de gaten in de planning en "nog actief?" |
| Activiteiten | ja | lezen |
| Ploeg: naam, interesses, beschikbaarheid, status, diensten | ja | ja, enkel actief en inactief (nieuwe inschrijvingen niet) |
| Ploeg: e-mail en telefoon | ja | enkel op de fiche van een actieve vrijwilliger, nooit in lijsten of op de afdruk |
| Planning | ja | ja |
| Opname nieuw → actief, wissen, export, persoonsverzoeken, gebruikers, instellingen, Cijfers | ja | nee |
6. Afspraken voor beheerders en planners
- Geheimhouding over gegevens van huurders en vrijwilligers, ook na je stoppen.
- Werk in de tool zelf. Stuur aanvragen niet door naar een privémailbox.
- Gsm: schermvergrendeling aan; geen schermafdrukken van aanvragen of de ploeg; telefoonnummers van huurders of vrijwilligers niet in je eigen contacten bewaren; meld je af op een gedeeld of geleend toestel. Bij een verloren of gestolen gsm: meteen "overal afmelden" of een beheerder laten intrekken.
- Afdruk van de planning: enkel voornaam en initiaal, taak en uren, zonder telefoonnummers. Niet ophangen waar bezoekers het zien, na de week weggooien. Delen binnen de eigen toogploeg mag met die inhoud; nooit contactgegevens in een groepschat.
- Voeg je zelf een vrijwilliger toe, laat hem of haar dan weten dat we de gegevens bijhouden en waar deze verklaring staat (de tool toont die zin).
- Een vraag om inzage, export of wissen meteen doorgeven aan het privacycontactpunt; een beheerder handelt ze af in de tool (zoeken op e-mail of telefoon, exporteren, wissen) binnen een maand.
- Een vermoedelijk datalek meteen melden. Is er een risico voor mensen, dan meldt de vereniging het binnen 72 uur aan de GBA (artikel 33) en noteert ze het in een register van incidenten.
- Wie stopt, wordt dezelfde dag gedeactiveerd.
7. Checklist vóór de livegang met echte gegevens
| # | Wat | Blokkerend? |
|---|---|---|
| 1 | Host en mailverzender in de EER gekozen; hun verwerkersovereenkomst aanvaard op naam van de vereniging; subverwerkers en back-ups in de EER | ja |
| 2 | Privacycontactpunt (als functie) aangeduid door de beheerraad; deze verklaring aangevuld met host, mailverzender, mailprovider en versie, en nagekeken door een jurist | ja |
| 3 | Netwerktab van de browser op de live site: geen enkele cookie voor bezoekers, geen verbinding met een ander domein, geen lokale opslag; de sessiecookie pas na het inloggen | ja |
| 4 | Bewaartermijnen gecontroleerd in Instellingen (standaardwaarden van dit register, nergens hoger dan 24 maanden) | ja |
| 5 | Persoonlijke accounts voor elke beheerder en planner, geen gedeeld wachtwoord; de demo-accounts en demogegevens staan niet op de echte installatie | ja |
| 6 | Reservatieadres ingesteld en zijn mailprovider en land gekend | ja |
| 7 | Aanbeveling: tweestapsverificatie (TOTP, een code uit een app op je gsm) voor beheerders, aanbevolen voor planners. Zit niet in de eerste versie; zonder: sterke wachtwoorden, rate limit op de login en sessies intrekken. Beslissing van de vereniging, vóór de echte gegevens | nee, wel sterk aanbevolen |
| 8 | Deze bijlage van de publieke pagina halen en als intern document bij het register bewaren | nee |
| 9 | Fotoformulieren klaar; oude inzendingen van het huidige websiteformulier gewist | nee |
| 10 | Een verwerkersovereenkomst met de bouwer, als die toegang krijgt tot echte gegevens | ja, als dat gebeurt |
8. Wat we nog van de vereniging nodig hebben
- aan te vullen door de vereniging: functie van het privacycontactpunt, of een eigen privacyadres
- aan te vullen door de vereniging: het reservatieadres, zijn mailprovider en het land, en die van info@
- aan te vullen door de vereniging: wie beheerder en wie planner wordt (functies, geen namen in deze verklaring)
- aan te vullen door de vereniging: of er minderjarige vrijwilligers zijn en welke taken ze mogen doen
- aan te vullen door de vereniging: wie de Facebookpagina en het Google-bedrijfsprofiel beheert, op naam van de vereniging
- aan te vullen door de vereniging: bevestiging van de bewaartermijnen door de beheerraad
Ontwerp, te laten nakijken door een jurist of de DPO van de vereniging. Geen juridisch advies.
Ontwerp, te laten nakijken door een jurist of de DPO van de vereniging. Geen juridisch advies.